أتمتة معالجة المستندات تراجع عملها بنفسها

كيف يستخرج الذكاء الاصطناعي بيانات المستندات

تجمع معالجة المستندات الحديثة بين خطوتين. تحوّل تقنية OCR صورة الصفحة إلى نص، بما في ذلك المستندات الممسوحة وصور الهاتف. ثم يقرأ نموذج ذكاء اصطناعي، مثل GPT أو Claude أو Gemini، أو خدمة متخصصة مثل Azure Document Intelligence أو Google Document AI، هذا النص ويحدد الحقول المطلوبة: اسم المورد، ورقم الفاتورة، والبنود، والضريبة، والإجمالي. وعلى خلاف أدوات القوالب القديمة، لا يحتاج إلى تصميم ثابت لكل مورد، لذا نادرًا ما تتطلب الصيغ الجديدة إعدادًا إضافيًا.

لكن الاستخراج وحده لا يكفي، فحتى أقوى النماذج قد يخطئ أحيانًا في قراءة رقم. لذلك يضيف كل مسار نبنيه طبقة تحقق: يجب أن يساوي مجموع البنود المجموع الفرعي، وأن تكون التواريخ منطقية، وأن تطابق الأرقام الضريبية صيغة معروفة، وأن تكون أسماء الموردين موجودة في سجلاتك. وأي مستند يفشل في أي فحص يُعامل على أنه غير مؤكد، مهما بلغت ثقة النموذج المعلنة.

حدود الثقة وقوائم الاستثناءات

يحصل كل حقل مستخرج على درجة ثقة، وأنت من يحدد الحد الأدنى لكل حقل. فقد يحتاج إجمالي الفاتورة إلى ثقة 95% ليمر تلقائيًا، بينما يمكن لملاحظة مرجعية أن تمر بمستوى أقل. وكل ما يقع دون الحد، أو يخالف قاعدة تحقق، يذهب إلى قائمة الاستثناءات. يرى المراجع المستند الأصلي بجانب القيم المستخرجة، فيصحح الخطأ ويعتمده في ثوانٍ.

قائمة الاستثناءات هي حيث تُبنى الثقة. ففي الأسابيع الأولى يذهب عدد أكبر من المستندات إلى المراجعة، ويرى فريقك بالضبط ما يصيب فيه النظام وما يخطئ. ومع تحسن القواعد تقصر القائمة. وتبقى المدفوعات والإقرارات وقرارات العملاء دائمًا خلف خطوة موافقة بشرية، فتسرّع الأتمتة القراءة والتحقق، بينما يظل القرار في ما يلي بيد فريقك.

معالجة آمنة للفواتير والهويات والمستندات المالية

تحمل كشوف الحسابات البنكية وجوازات السفر بيانات شخصية ومالية حساسة، لذا يهم الإعداد بقدر ما تهم الدقة. يمكننا معالجة الملفات في حسابك السحابي الخاص، واستخدام مزودي ذكاء اصطناعي بشروط تجارية تستبعد التدريب على بياناتك، وتقييد من يمكنه فتح قائمة المراجعة. ونصمم للعملاء في الاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة وفق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وفي الهند وفق قانون DPDP، ولمستندات الرعاية الصحية الأمريكية نعتمد إعدادات متوافقة مع HIPAA.

ونضع أيضًا قواعد للاحتفاظ بالبيانات. فكثير من الفرق لا تحتاج إلى الاحتفاظ بالصور الأصلية بعد التحقق من البيانات، بينما يجب على غيرها الاحتفاظ بها لسنوات لأغراض التدقيق. ويتبع المسار السياسة التي تختارها، فيحذف الملفات أو يؤرشفها في موعدها ويسجّل كل عملية وصول. ويمكننا توقيع اتفاقية عدم إفصاح قبل أن تشاركنا أي نماذج من مستنداتك، ونحذف النماذج من جهتنا فور انتهاء البناء.