فترة اختبارات مُعدّة ومراجَعة قبل أن تبدأ

لماذا يصعب تنسيق الاستعداد للاختبارات

تبدو فترة الاختبارات بسيطة في الجدول، لكنها أبعد ما تكون عن البساطة في الواقع. فقد تعقد كلية متوسطة الحجم مئات الجلسات خلال أسبوعين أو ثلاثة، تحتاج كل منها إلى قاعة تتسع لعدد كافٍ من مقاعد الاختبار، وعدد محدد من المراقبين، وورقة كُتبت وروجعت وطُبعت وخُتمت، وقائمة بالطلاب أصحاب الترتيبات المعتمدة. ويتغير توفر الموظفين يوميًا بسبب التدريس وأعمال اللجان والإجازات والسفر. وتجمع معظم وحدات الاختبارات هذا كله بملفات Excel وسلاسل البريد وساعات عمل تمتد إلى المساء.

ونقاط الضعف متوقعة: مراقب مكلف بقاعتين في الوقت نفسه، وورقة لا تزال لدى منسق المقرر قبل الاختبار بيوم، وطالب له وقت إضافي في قاعة تُخلى في موعدها المعتاد، ومعمل حاسب محجوز مرتين. وفي صباح الاختبار لا يتسع الوقت لمعالجة ذلك بهدوء. لذلك يراجع المنسّق كل هذه النقاط منذ لحظة اعتماد الجدول، ويعرض على وحدة الاختبارات ما لم يجهز بعد، مرتبًا حسب قرب موعده.

جداول مراقبة عادلة تستطيع اللجنة الدفاع عنها

تكثر الشكاوى من جداول المراقبة لأن العدالة يصعب رؤيتها. فبعض الموظفين يُكلَّفون بالفترات الصباحية المبكرة كل يوم، بينما نادرًا ما يُستدعى غيرهم. يُعد النظام الجداول وفق قواعد تضعها أنت، مثل حد أقصى للتكليفات لكل شخص، وتوازن بين الفترات الصباحية والمسائية، ومنع التكليف أثناء محاضرة الشخص أو اختباره، ووزن إضافي لمهام رؤساء القاعات. ثم يعرض المجاميع لكل شخص ولكل قسم، فتتحقق اللجنة من التوازن قبل الاعتماد.

وتبقى وحدة الاختبارات صاحبة القرار. فالمسودة نقطة انطلاق للتعديل، وكل تغيير بعد الاعتماد يمر عبر الوحدة مع تسجيل سببه. ويتسلم الموظفون تكليفاتهم عبر Teams أو البريد أو WhatsApp، ويطلبون التبديل مع زميل من خلال نموذج قصير يفحصه النظام بحثًا عن التعارضات قبل أن تعتمده الوحدة. وفي نهاية الفترة يتوفر لديك سجل دقيق بمن راقب وأين ومتى، وهو مفيد أيضًا في احتساب مكافآت المراقبة حيث تصرفها مؤسستك.

أوراق الاختبارات والترتيبات الخاصة وسجلات الجودة

أمن الاختبارات أولًا. يتابع النظام حالة كل ورقة لا محتواها: سُلِّمت، وراجعها محكّم ثانٍ، واعتُمدت، وطُبعت، وخُتمت، واستُلمت. وتبقى ملفات الأسئلة في الموقع الآمن الذي تستخدمه حاليًا. أما الترتيبات الخاصة، فتحدد وحدة دعم الطلاب أو مركز ذوي الإعاقة من يستحقها. ويأخذ النظام القائمة المعتمدة، ويتأكد من أن كل جلسة يحضرها الطالب تتوفر فيها القاعة والتوقيت والمراقبون المناسبون، ولا يُظهر للمراقبين إلا الترتيب الذي عليهم توفيره.

وتخدم السجلات نفسها أعمال الجودة لاحقًا. فمراجعات جهات الاعتماد، مثل المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي (NCAAA) في السعودية، وهيئة الاعتماد الأكاديمي (CAA) في الإمارات، وQAA في المملكة المتحدة، تنظر عادةً في طريقة إدارة تقييم الطلاب، من مراجعة الأوراق إلى التعامل مع الوقائع. وسجل مؤرخ لاعتماد الأوراق وقرارات المراقبة ووقائع أيام الاختبارات أسهل عرضًا بكثير من مجلد مليء بالرسائل، ويمنح لجنة الاختبارات مادة حقيقية لتقرير نهاية الفترة وخطة التحسين.